Электронная ТрН/ ЭТрН. Безбумажный документооборот

Будучи высокотехнологичной компанией, НетВорк Логистик, в инициативном порядке разрабатывает и внедряет самые передовые практики на рынке. Мы внимательно следим за изменением законодательства и за появлением технологий безбумажного документооборота.

Совместно с нашими партнерами и клиентами, в тестовом режиме, мы, в данный момент, внедряем ЭТрН в документооборот с двумя нашими клиентами.

Как организован процесс формирования и обмена ЭТрН?

Каждый участник перевозки (грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель) формирует свою часть ЭТРН – либо в своей информационной системе, либо в системе оператора электронного документооборота. Затем подписывает электронной подписью и отправляет через оператора другому участнику перевозки. При этом операторы формируют электронные квитанции, которые подтверждают получение документа другими участниками. Процесс идентичен обмену товарными накладными в электронной форме.

Что собой представляет ЭТрН?

Каждое действие в рамках формирования ЭТрН (например, сдача груза грузоотправителем перевозчику, принятие груза к перевозке, сдача грузополучателю, переадресовка груза и т.п.) – это внесение новых данных в документ.

Чтобы обеспечить юридическую значимость и неизменность этих данных, их разбивают на отдельные файлы, каждый из которых подписывается квалифицированной электронной подписью. В совокупности файлы формируют единый документ.

Всего в ЭТрН четырех основных файла:

(1. грузоотправителя, сдавшего груз, 2. перевозчика, принявшего груз, 3. грузополучателя, 4. перевозчика, сдавшего груз).

Дополнительный файл может быть сформирован грузоотправителем при переадресовке.

Чтобы обеспечить автоматизированную обработку электронного документа контрагентами и контролирующими органами, предлагается использовать широко распространенный формат xml.

Наша организация разработала проект формата ЭТрН, который по своей структуре напоминает утвержденный ФНС формат универсального передаточного документа. Спецификацию можно скачать по ссылке.

Обязателен ли оператор ЭДО?

Обмен через операторов по закону требуется только в отношении электронных счетов-фактур, остальными документами можно обмениваться без участия операторов. Тем не менее, подавляющее большинство компаний для обмена с контрагентами любыми электронными документами прибегает к посредничеству операторов, так как они предоставляют техническую и правовую поддержку, а также могут выступить третьей стороной в суде, если возникнет такая необходимость.

Как предъявлять ЭТРН для проверки ГИБДД?

Несмотря на возможность обмена ТРН в электронной форме (опираясь на положения 63-ФЗ), для проверки ГИБДД нужно распечатывать накладную.

Изменения в “Правила перевозки грузов”, которые подготовлены Минтрансом, предполагают право перевозчика предъявить ТРН либо на бумаге, либо в электронном виде на экране устройства (телефона или планшета).

Как предъявлять налоговой?

Можно передавать в информационную систему ФНС через операторов, либо напрямую в электронном виде. Обычно компании предпочитают первый вариант.

С чего начать, чтобы обмениваться с контрагентами ЭТРН?

Выбрать оператора электронного документооборота, совместно с ним проанализировать процесс формирования ТРН, определить схему работы с документом (через пользовательский интерфейс, то есть личный кабинет в системе оператора, либо через программный интерфейс (API), определить маршрут формирования и подписания документа, выбрать контрагентов для тестирования, сформировать внутри организации проектную команду, спланировать процесс тестирования и перехода в опытную эксплуатацию и т.п.)

Какие ожидаются изменения в законодательстве?

Возможность использовать транспортную накладную в электронной форме (без распечатки для ГИБДД) появится после вступления в силу изменений в "Правила перевозки грузов автомобильным транспортом”, Проект соответствующего Постановления подготовлен Минтрансом и находится на финальной стадии согласования с ФОИВами.

Кроме того, должны быть приняты приказы, утверждающие формат и порядок обмена транспортной накладной в электронной форме.

В настоящий момент готовится распоряжение Минтранса о проведении эксперимента по обмену ЭТРН. Порядок эксперимента должен быть утвержден до конца декабря, сам эксперимент проведен в следующем году.

Наша организация планирует участвовать в эксперименте, в том числе вовлекать грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и операторов ЭДО.

Предлагаем вам присоединиться к нашему эксперименту.